Bronnenonderzoek

Voordat een erfgoedinstelling auteursrechtelijk beschermde werken kan reproduceren en/of (online) beschikbaar kan stellen, dient zij de toestemming van de rechthebbenden van deze werken te verwerven. Daarvoor is zij wettelijk verplicht zorgvuldig bronnenonderzoek te verrichten. Voor typen werken waarvan de rechten ook collectief worden beheerd, kan als alternatief een collectieve regeling met de desbetreffende collectieve beheersorganisaties (CBO's) worden getroffen.

Algemene tips voor bronnenonderzoek
Veel zoektochten naar brongegevens en rechthebbenden kunnen snel en effectief via de bekende zoekmachines, zoals Google, tot een goed einde worden gebracht. Daarnaast zijn voor de hand liggende vindplaatsen de openbare bibliotheken, onderwijsinstellingen, musea, archieven, instellingen voor cinematografisch of audiovisueel erfgoed en omroeporganisaties.
Om de brongegevens van foto’s te achterhalen kan beeldherkenningsoftware worden gebruikt.  
Bij gepubliceerde werken is een logische bron de uitgever of producent van dat werk, als deze nog bestaat. 
Het kan zijn dat een andere erfgoedinstelling het zorgvuldig onderzoek al tevergeefs heeft gedaan en het werk als “verweesd werk” geregistreerd staat. Kijk daarvoor in de Databank verweesde werken. Als het werk daarin is opgenomen, is verder onderzoek niet nodig.
Voor het vinden van rechthebbenden zijn diverse bronnen beschikbaar, maar die zijn niet allemaal (volledig met naw-gegevens) openbaar toegankelijk. 
Rechtspersonen zijn doorgaans eenvoudig te vinden, zolang deze nog actief zijn in de markt, maar makers zijn vaak natuurlijke personen en daarvoor ligt dat moeilijker. Dat heeft te maken met privacy en de contractuele afspraken tussen de (vertegenwoordiger) van de maker en de beheerder van het naw-bestand, zoals een beroeps- of vakorganisatie of een collectieve beheersorganisatie (CBO). Bij een CBO kan meespelen dat de maker de in het geding zijnde rechten juist bij de CBO heeft ondergebracht om zich te laten vertegenwoordigen. De doelstelling van de desbetreffende CBO’s is bovendien om de gebruiker één loket te bieden om zodoende voor de door hen vertegenwoordigde rechthebbenden een billijke vergoeding te realiseren en aan de gebruiker een efficiënte en kostenbesparende vergoedingsprocedure te bieden. 

De bronnenlijst
Het Besluit zorgvuldig onderzoek geeft een nauwkeurige opsomming van alle bronnen die in elk geval moeten worden geraadpleegd als de gebruikelijke zoekmachines niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. Een overzicht met per bron de Nederlandse organisaties die mogelijk behulpzaam kunnen zijn vindt u hier

Verweesde werken
Wanneer na deze zorgvuldige zoektocht geen van de rechthebbenden is gevonden, geldt het werk wettelijk als 'verweesd' als de erfgoedorganisatie de volgende stappen onderneemt:

- Bijhouden welke bronnen in het kader van het onderzoek zijn geraadpleegd en welke informatie hieruit is voortgekomen;
- De volgende gegevens aan het nationaal loket doorgeven: 
a.   de resultaten van het zorgvuldig onderzoek dat door de organisatie is verricht en dat tot de conclusie heeft geleid dat het werk verweesd is; 
b.   de wijze waarop het werk zal worden gebruikt; 
c.   de contactgegevens van de organisatie die het resultaat meldt; en
d.   voor zover van toepassing, iedere wijziging in de status van het werk. 

Een na zorgvuldig onderzoek en in de databank verweesde werken geregistreerd werk kan zonder toestemming door de erfgoedinstelling gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld worden. De richtlijn verweesde werken geeft geen vrijwaring aan erfgoedinstellingen: wanneer een rechthebbende alsnog opduikt kan deze een billijke vergoeding eisen.

De Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed voert het nationaal loket uit. Voor het bijhouden van de lijst met vindplaatsen van bronnen zal zij input inwinnen van de rechthebbenden en de erfgoed- en onderwijsinstellingen in het kader van de Europese richtlijn verweesde werken. Hiermee wordt gewaarborgd dat de lijst actueel en effectief blijft en dat deze op voldoende draagvlak berust. Voor het doorgeleiden van de resultaten van de zorgvuldige zoektochten zal zij gebruik kunnen maken van de technische infrastructuur en de standaardmodellen van het EUIPO (Bureau voor intellectuele eigendom van de Europese Unie, voorheen OHIM). Meer informatie vindt u hier.

Alternatief: collectieve regeling met CBO
Het wettelijk vereiste zorgvuldig bronnenonderzoek kan afhankelijk van het type werken een tijdrovend en kostbaar karwei zijn. Een alternatief is het sluiten van een collectieve regeling met de desbetreffende collectieve beheerorganisaties (CBO's). Zo kan bijvoorbeeld voor het online tonen van krantenarchieven een regeling worden getroffen met de stichtingen Lira voor tekstuele werken en Pictoright voor het beeldmateriaal, of voor het online beschikbaar stellen van muziekwerken met Buma/Stemra. Meer daarover leest u hier.