Archieven en bibliotheken

Op deze pagina zijn de volgende documenten te vinden:

Persbericht 'Intentieverklaring FOBID - Stichting Auteursrechtbelangen'
Intentieverklaring
Beleidsplan

See hereunder for the following documents:

Press Release 'Letter of Intent FOBID - Ducht Copyright Federation'
Letter of intent
Policy plan

 Persbericht
van FOBID, het nationale samenwerkingsverband van de landelijke bibliotheekorganisaties en Stichting Auteursrechtbelangen, namens de organisaties van auteurs, uitvoerende kunstenaars, producenten, omroep en uitgevers.

Eén loket voor digitaliseringprojecten bibliotheken

Amsterdam, 22 april 2008 - Tijdens de eerste manifestatie van Amsterdam Wereldboekenstad door de Nederlandse bibliotheken, verenigd in FOBID enerzijds en de Nederlandse organisaties van auteursrechthebbenden, verenigd in Stichting Auteursrechtbelangen anderzijds, is een intentieverklaring getekend over samenwerking bij de digitalisering van collecties van bibliotheken, archieven en musea.
Organisaties van makers, uitvoerende kunstenaars, uitgevers en producenten gaan meewerken aan het digitaliseren van auteursrechtelijk beschermd werk in bibliotheken, voor zover dat cultureel van belang is en voor zover dat mogelijk is zonder economische schade toe te brengen aan rechthebbenden. Partijen streven naar brede beschikbaarstelling van informatie als daar praktisch geen bezwaren tegen bestaan. Als er wel bezwaren (lijken te) zijn, wordt in elk geval beschikbaarstelling on site (dat wil zeggen via het interne netwerk van de betreffende instelling) mogelijk gemaakt. Partijen zullen samen onderzoeken welke problemen zij tegenkomen en hoe zij die moeten oplossen.

De intentieverklaring houdt in dat bibliotheken hun collecties kunnen gaan digitaliseren, mits zij daarover per project overeenstemming bereiken met de betrokken organisaties van rechthebbenden over de voor dat project benodigde regelingen. Stichting Auteursrechtbelangen en ‘VOICE’, de nieuwe branchevereniging voor collectieve beheersorganisaties, zorgen voor één loket dat bibliotheken en archieven kan adviseren en kan helpen bij het treffen van benodigde regelingen met Nederlandse rechthebbenden. Zij willen ook een pragmatische oplossing bieden voor de zogenaamde verweesde werken (werken waarvan de rechthebbende niet te achterhalen zijn). Het akkoord voorziet in een gestructureerd gezamenlijk overleg, waarbij per project afspraken worden gemaakt over de werken die gedigitaliseerd mogen worden, de manier waarop die werken vervolgens beschikbaar mogen worden gemaakt en de eventuele vergoeding die daarvoor moet worden betaald.

FOBID en Stichting Auteursrechtbelangen hebben verschillende vertrekpunten en volgen de internationale discussies over dit thema*, maar kiezen voor een pragmatische aanpak, die enerzijds voorkomt dat reële belangen van rechthebbenden worden geschaad, terwijl anderzijds wordt voorkomen dat onnodig hoge kosten moeten worden gemaakt om rechthebbenden te achterhalen.

Ondertekening heeft plaatsgevonden op 22 april 2008 tijdens het Internationaal Auteursrecht Symposium ‘Het boek in het internet tijdperk: Auteursrecht en de toekomst voor schrijvers, uitgevers en bibliotheken’.
Namens FOBID tekent de voorzitter mr Jan Ewout van der Putten en namens Stichting Auteursrechtbelangen en VOICE tekent de voorzitter mr Aad Kosto. (Foto op aanvraag beschikbaar)

* Die discussies worden onder meer gevoerd in het kader van het besluit van de Europese Commissie om binnen enkele jaren te komen tot een Europese Digitale Bibliotheek (http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/index_en.htm); Als referentiepunt voor het te voeren overleg hanteert FOBID de ‘bouwstenen’ die geformuleerd zijn door de Juridische Commissie van FOBID in de notitie ‘Copyright and the Digitasation of Library Materials’ (www.fobid.nl); Stichting Auteursrechtbelangen hanteert als referentiepunt voor het te voeren overleg zijn ‘Beleidsplan inzake digitale ontsluiting cultureel erfgoed’ (http://auteursrecht.nl/auteursrecht/pagina.asp?pagnaam=nieuws).

Contactpersonen voor nadere informatie over dit persbericht:
Nol Verhagen, voorzitter Juridische Commissie FOBID, directeur Universiteitsbibliotheek Amsterdam (06 11 29 28 16)
Michel Frequin, bestuurslid Stichting Auteursrechtbelangen, secretaris Juridische Zaken Nederlands Uitgeversverbond (06 51 44 21 53)

Press Release
From FOBID, the Netherlands Library Forum, and the Dutch Copyright Federation (Stichting Auteursrechtbelangen), on behalf of organisations representing authors, performing artists, producers, broadcasters and publishers.

Single helpdesk for library digitisation projects

Amsterdam, 22 April 2008 - During the first Amsterdam World Book Capital event, a letter of intent was signed by FOBID, the National Library Forum, and the Dutch Copyright Federation, representing Dutch organisations for copyright holders, on its collaboration to digitalise collections in libraries, archives and museums.
Organisations representing creators, working artists, publishers and producers will collaborate in digitalising copyright-protected works in libraries, when that work has cultural significance and when this digitalisation is possible without conflicting with the normal exploitation of this work. The parties aim to make available a broad range of information, in cases where no practical objections exist. In cases where there may (seem to) be objections, the work will in any event be made available on site (i.e. within the intranet of the institution itself). The parties will work together to examine any problems they come across, and to decide on how those can be resolved.

As a consequence of this letter of intent libraries will be able to digitise its collections, on the condition of concluding an agreement for each project with the relevant copyright holders’ organisations regarding the specific project. The Dutch Copyright Federation and ‘VOICE’, the new branch association for collective rights organisations, will organise a single helpdesk for advising libraries and archives, helping them to make the necessary arrangements with Dutch copyright holders. Its aim is to offer a pragmatic solution for so-called orphaned works (works where the copyright holders cannot be found). The letter of intent provides a structure for joint consultations in which agreements are made for each project regarding which works are eligible to digitisation, the procedure to make available digitally these works, and the fee eventually owed to the right holders.

FOBID and the Dutch Copyright Foundation have different starting points, and will be following international discussions on this subject*, but have chosen to take a pragmatic approach, which will prevent damage to the actual interests of copyright holders, and which will avoid unnecessarily high costs identifying and locating right holders.

The signature has taken place on 22 April 2008 during the International Copyright Symposium ‘The book in the internet era: Copyright and the future for writers, publishers and libraries’.
Its chairperson, Jan Ewout van der Putten, will sign on behalf of FOBID and Mr Aad Kosto, Chairman of the Dutch Copyright Federation and VOICE, will sign on its behalf. (Photo available on request.)

* These discussions are taken place in the context of the decision of the European Committee to realise within a few years an European Digital Library (http://ec.europa.eu/information_society/activities/digital_libraries/index_en.htm); As a reference point for upcoming consultations FOBID uses its ‘building blocks’ formulated by the legal committee of FOBID in their memorandum ‘Copyright and the Digitasation of Library Materials’ (www.fobid.nl); As a reference point for upcoming consultations the Dutch Copyright Federation uses its ‘Policy plan with regard to digital opening up of cultural heritage’ (http://auteursrecht.nl/auteursrecht/pagina.asp?pagnaam=nieuws).

Contact persons for more information about this press release:
Nol Verhagen, chairperson of the FOBID Legal Committee, Director of the Library of Amsterdam University (+31 6 11 29 28 16)
Michel Frequin, board member of the Dutch Copyright Foundation, Secretary for Legal Affairs of the Dutch Publishers´ Association (+31 6 51 44 21 53)

FOBID, Netherlands Library Forum, en Stichting Auteursrechtbelangen hebben gezamenlijk de volgende intentieverklaring opgesteld:

 

In de visie van FOBID is ‘digitaal’ steeds meer de ‘default’ voor informatie. Informatie die niet digitaal bereikbaar is, is tegenwoordig bijna non-existent. Kennisorganisaties publiceren daarom hun bronnen in toenemende mate digitaal – niet alleen nieuwe informatie, maar ook kennis- en informatiebronnen uit het verleden. Zij beschouwen dit als een uitgelezen mogelijkheid om het verleden nieuw leven in te blazen en een groter en breder publiek te bereiken dan in de wereld van de fysieke informatiedrager ooit mogelijk was.

Veel werken zijn al lange tijd niet meer in de handel of anderszins alleen beschikbaar in de collecties van bibliotheken en verwante instellingen. Als cultuurhistorisch ‘document’ kan zo’n werk echter van belang zijn. De bescherming die het auteursrecht aan makers van werken biedt, kan een obstakel vormen voor de digitale beschikbaarstelling van werken uit het jongste verleden, zeker wanneer dat op enige schaal gebeurt. Het opsporen van de rechthebbenden en het regelen van de rechten kost (veel) tijd en geld, als de rechthebbende al gevonden kan worden. Veel van de werken die niet meer in de handel zijn, blijken in de praktijk immers ‘verweesd’, dat wil zeggen dat de rechthebbenden ook met een zorgvuldige inspanning niet meer te achterhalen zijn. Het gevolg hiervan is dat juist documenten die voor onze recente historie van belang zijn, niet in digitale vorm beschikbaar gesteld kunnen worden. Als referentiepunt voor het te voeren overleg hanteert FOBID de ‘bouwstenen’ die geformuleerd zijn door de Juridische Commissie van FOBID in de notitie ‘Copyright and the Digitisation of Library Materials’ (www.fobid.nl)

 

In de visie van Stichting Auteursrechtbelangen behoren Nederlandse instellingen als de Koninklijke Bibliotheek, de universiteitsbibliotheken en de blindenbibliotheken internationaal tot de koplopers als het gaat om hun elektronische dienstverlening op grond van regelingen met individuele rechthebbenden en met collectieve beheersorganisaties.

Stichting Auteursrechtbelangen en ‘VOICE’, de nieuwe branchevereniging voor collectief beheer organisaties, willen zich er sterk voor maken dat er één loket komt dat bibliotheken en archieven kan adviseren en kan helpen bij het treffen van benodigde regelingen met Nederlandse rechthebbenden (hierna ‘het loket’).

Centrale aanmelding van digitaliseringprojecten kan ertoe bijdragen dat tijdig per project bezien wordt welke organisaties tegen welke voorwaarden behulpzaam kunnen zijn om regelingen te treffen. Bibliotheken, musea, archieven en hun subsidiegevers kunnen zodoende bij de financiering van digitaliseringprojecten voldoende rekening houden met de kosten voor het regelen van de benodigde rechten. Stichting Auteursrechtbelangen hanteert als referentiepunt voor het te voeren overleg zijn ‘Beleidsplan inzake digitale ontsluiting cultureel erfgoed’ (http://auteursrecht.nl/auteursrecht/pagina.asp?pagnaam=nieuws).

 

FOBID en Stichting Auteursrechtbelangen zijn gezamenlijk van mening dat in het geval van grootschalige digitalisering van auteursrechtelijk beschermde werken die zich bevinden in de collecties van bibliotheken, musea en archieven, een pragmatische aanpak nodig is, die enerzijds voorkomt dat reële belangen van rechthebbenden worden geschaad, terwijl anderzijds wordt voorkomen dat onnodig hoge kosten moeten worden gemaakt om rechthebbenden te achterhalen.

 

FOBID en Stichting Auteursrechtbelangen spreken daarom over en weer de intentie uit om in redelijkheid overeenstemming te zoeken inzake de grootschalige digitale verveelvoudiging en openbaarmaking van (delen van) collecties van bibliotheken, musea en archieven. Daarbij zullen per project of collectie, via een eenvoudige procedure, afspraken worden gemaakt over:

  • de werken die mogen worden gedigitaliseerd;

  • de wijze waarop deze werken langs digitale weg zonder economisch of commercieel voordeel beschikbaar mogen worden gesteld aan individuele leden van het publiek voor onderwijs, onderzoek of privé-studie;

  • de eventuele vergoeding die de digitaliserende organisatie verschuldigd is aan rechthebbenden.

FOBID en Stichting Auteursrechtbelangen stellen een commissie in die de opdracht heeft gedurende een periode van twee jaar de verzoeken van collectievormende instellingen tot digitalisering te beoordelen en de totstandkoming van overeenkomsten hieromtrent met rechthebbenden te bevorderen. Aan het einde van die periode doet de commissie verslag en evalueert zij de bereikte resultaten.

FOBID en Stichting Auteursrechtbelangen roepen de overheid op ook een bijdrage te leveren aan de hiervoor benodigde investeringen.

 

 

Amsterdam, 22 april 2008

 


Letter of intent from FOBID, Netherlands Library Forum, and the Dutch Copyright Federation (Stichting Auteursrechtbelangen)

 

In FOBID’s view ‘digital’ is more and more becoming the ’default’ for information. Information which is not available digitally is currently almost non-existent. Therefore knowledge organisations increasingly publish their sources digitally, not just new information, but also knowledge and information resources from the past. They see this as an excellent opportunity to revive the past and to reach a larger and wider audience than previously possible in the physical world.

Many works are out of print or only available in the collections of libraries and cultural institutions. However, such a work could be of significance as cultural-historical ‘document’. The protection which copyright offers to authors could be an obstacle for the digitisation of works from the recent past, especially when it happens on a larger scale. Tracing the entitled parties and clearing the rights, costs (a lot of) time and money, if possible at all. For many of the works which are no longer in print are apparently ‘orphaned’, i.e. the entitled parties cannot be found even by a diligent search. Documents which are especially important for our recent history therefore cannot be made available in digital form. As a reference point for upcoming consultations, FOBID upholds the ‘building blocks’ formulated by FOBID’S Legal Committee in the memo ‘Copyright and the Digitisation of Library Materials’ (www.fobid.nl).

  

In the view of the Dutch Copyright Federation, Dutch institutions such as the National Library, the libraries for the blind and the university libraries belong to the international frontrunners as far as their electronic services are concerned, based on arrangements with individual entitled parties and/or collective rights organisations.

The Dutch Copyright Federation and ‘VOICE’, the new branch association for collective rights organisations wish to realise a single helpdesk which can advise libraries and archives and which can help to establish required arrangements with Dutch right holders.

Central registration of digitisation projects could provide timely information that could help establishing the necessary arrangements with the relevant organisations. Accordingly libraries, museums, archives and their funders can calculate the costs of rights clearance in the funding of digitisation projects. As a reference point for upcoming consultations the Dutch Copyright Federation uses its ‘Policy plan with regard to digital opening up of cultural heritage’ (http://auteursrecht.nl/auteursrecht/pagina.asp?pagnaam=nieuws).

  

FOBID and the Dutch Copyright Federation share the opinion that a pragmatic approach is required to large scale digitisation of copyright protected works in the collections of libraries, museums and archives. Such an approach prevents real interests of rights holders being damaged and protects libraries for unnecessarily high costs identifying and locating rights holders.

  

FOBID and the Dutch Copyright Federation therefore both express the intention of reaching an agreement regarding the large scale digitisation and making available (parts of) library, museum and archive collections.

  

Per project or collection, via a simple procedure, agreements will be made on:

  • the works eligible to digitisation;

  • the procedure to make available digitally these works, without financial or commercial benefit to individual members of the public, for education, research or private study;

  • eventually the fee owed to the right holders.

FOBID and the Dutch Copyright Federation will install a committee for a two year period that will assess the requests from cultural institutions regarding digitisation. This committee will promote the conclusion of agreements to this effect with right holders. After two years the committee will report on and evaluate the achieved results.

  

FOBID and the Dutch Copyright Federation appeal to the government to contribute to the required the investments to achieve this goal.

  

Amsterdam, 22 April 2008

  

 

Beleidsplan Stichting Auteursrechtbelangen inzake digitale ontsluiting cultureel erfgoed

Stichting Auteursrechtbelangen, het internationaal unieke samenwerkingsverband van 26 organisaties van auteurs, uitvoerende kunstenaars, producenten, omroep en uitgevers, presenteert hierbij het actieplan digitale ontsluiting cultureel erfgoed:

 

OVERWEGENDE:

  • dat Nederlandse instellingen als de Koninklijke bibliotheek, de blindenbibliotheken en de universiteitsbibliotheken internationaal tot de koplopers behoren als het gaat om hun elektronische dienstverlening op grond van regelingen met individuele rechthebbenden en/of met hun collectief beheer organisaties;

  • dat wet- en regelgeving en de daaruit voortgekomen regelingen gebaseerd zijn op de volgende breed gedragen uitgangspunten:

    • voor wettelijke toegestane verveelvoudigingen van auteursrechtelijk beschermd is een billijke vergoeding verschuldigd;

    • raadpleging binnen de muren van bibliotheken en archieven (‘on site’) is onder voorwaarden toegestaan;

    • voor het openbaar maken van werken via internet (‘on line’) is in beginsel toestemming vereist.

  • dat rechthebbenden erkennen dat met name bij het digitaliseren van in het verleden en uitsluitend in druk verschenen werken, zoals boeken, tijdschriften en dagbladen, het opsporen van rechthebbenden en het regelen van rechten een obstakel kan vormen.

  • dat de betrokken aangeslotenen van Stichting Auteursrechtbelangen en de betrokken leden van ‘VOICE’, de nieuwe branchevereniging voor collectief beheer organisaties, zich er sterk voor willen maken dat voor het publiek toegankelijke bibliotheken en musea of archieven, voor zover zij hiermee niet het behalen van een direct of indirect economisch of commercieel voordeel nastreven, de gepubliceerde werken van Nederlandse rechthebbenden mogen digitaliseren en ‘on site’ aan het publiek beschikbaar mogen stellen;

  • dat Stichting Auteursrechtbelangen en VOICE een pragmatische oplossing willen bieden voor de zogenaamde verweesde werken indien rechthebbenden na redelijke inspanningen niet gevonden kunnen worden;

  • dat voor ‘on line ‘beschikbaar stellen van gedigitaliseerde nog auteursrechtelijk
    beschermde werken toestemming nodig blijft van de rechthebbenden, aangezien hernieuwde publicatie door derden via internet invloed kan hebben op de normale exploitatie en de wettige belangen van de maker, en stichting Auteursrechtbelangen daarbij de helpende hand gaat bieden in samenwerking met FOBID, het nationale samenwerkingsverband van de landelijke bibliotheekorganisaties;

  • dat bibliotheken, musea, archieven en hun subsidiegevers bij de financiering van digitaliseringsprojecten voldoende rekening dienen te houden met de kosten voor het regelen van de benodigde rechten.

HET BELEIDSPLAN

  1. Stichting Auteursrechtbelangen en VOICE richten één loket in die bibliotheken en archieven kan adviseren en helpen bij het vinden van de rechthebbenden en het treffen van benodigde regelingen (hierna ‘het loket’). Het loket kan op basis van opgedane ervaringen een indicatie geven van de hiermee gemoeide kosten, in samenhang met de wijze waarop de desbetreffende instelling de gedigitaliseerde werken beschikbaar wil stellen. Centrale aanmelding van digitaliseringprojecten kan ook zorg dragen voor tijdige samenwerking tussen instellingen onderling en tussen instellingen en rechthebbenden, waarmee aanzienlijke efficiencyvoordelen kunnen worden behaald. Bovendien kan tijdig per project bezien worden welke organisaties tegen welke voorwaarden behulpzaam kunnen zijn om rechthebbenden te traceren, voorstellen voor een regeling kunnen doen of collectieve regeling kunnen treffen.

  2. Er komt een adviescommissie samengesteld door Stichting Auteursrechtbelangen, waarin ook de bibliotheken en archieven zullen zijn vertegenwoordigd, op aanwijzing van FOBID. In door de praktijk aangedragen pilot projecten zal ervaring worden opgedaan.

  3. Voorwaarden voor digitalisering en on site beschikbaarstelling van auteursrechtelijk beschermde Nederlandse werken:

    • tijdige melding van het voorgenomen digitaliseringproject bij het loket;

    • de exemplaren van het werk dienen deel uitmaken van de eigen collectie;

    • de beschikbaarstelling mag naar het oordeel van de betrokken organisaties niet in strijd komen met de normale exploitatie van de desbetreffende werken of ongerechtvaardigde schade toebrengen aan de wettige belangen van de makers;

    • daar waar beschikbaarstelling en gebruik geregeld wordt en kan worden in individuele regelingen met rechthebbenden (zoals bijvoorbeeld tussen universiteitsbibliotheken en wetenschappelijke uitgevers), worden geen collectieve afspraken gemaakt;

    • de werken dienen gedigitaliseerd en gerubriceerd te worden in de context van de publicatie van het oorspronkelijke werk;

    • de morele rechten van de maker worden in acht genomen;

    • de gedigitaliseerde werken mogen door middel van een besloten netwerk beschikbaar worden gesteld in de gebouwen van die instellingen aan individuele leden van het publiek voor onderwijs, onderzoek of privé-studie;

    • voor de verveelvoudiging wordt een billijke vergoeding overeengekomen met een door de rechthebbenden aangewezen organisatie.

  4. Indien op grond van Europese normen een redelijke inspanning is geleverd om de rechthebbenden te vinden voor de benodigde instemming voor on line beschikbaarstelling van gedigitaliseerde werken en een deel van de rechthebbenden is (nog) niet getraceerd (‘verweesde werken’), zal via het loket ervoor worden zorg gedragen dat een of meer aangewezen organisaties voor deze rechthebbenden een voorlopige regeling treffen op basis van de regelingen die met de wel getraceerde rechthebbenden zijn getroffen. ‘Voorlopig’ wil zeggen dat indien een later getraceerde rechthebbende zich aanmeldt, alsnog met deze rechthebbende een regeling wordt getroffen, waartoe het loket van rechthebbenden zich zal inspannen, dan wel dat het werk van deze rechthebbende op dat moment niet langer on line beschikbaar wordt gesteld.

  5. De betrokken leden van VOICE zullen zich inspannen om hun databanken met
    gegevens van rechthebbenden voor digitaliseringsprojecten beschikbaar te stellen. Aanbevolen wordt dat de overheid door middel van subsidie een impuls geeft aan de hiervoor benodigde inspanningen en investeringen.

  6. Stichting Auteursrechtbelangen en FOBID zullen periodiek de ontwikkelingen evalueren.

April 2008

 

 

Policy Plan Dutch Copyright Federation with regard to digital opening up of cultural heritage

The Dutch Copyright Federation, the international unique Dutch collaboration of 26 organisations of authors, performing artists, producers, broadcasters and publishers, herewith presents the action plan digital opening up of cultural heritage:

 

WHEREAS:

  • Dutch institutions such as the National Library, the libraries for the blind and the university libraries belong to the international frontrunners as far as their electronic services are concerned, based on arrangements with individual rights holders and/or collective rights organisations;

  • law and legislation and the regulations arising from it are based on the following widely supported departure points:

    • a fair remuneration is owed for legally permitted reproductions of copyright protected works;

    • making available of copyright protected works within the walls of libraries and archives (‘on site’) is permitted subject to conditions;

    • in principle, consent is required for publication of works via internet (‘on line’);

  • rights holders recognise that particularly when digitalising works which were published in the past and only in hard copy, such as books, magazines and daily newspapers, this may form an obstacle for finding rights holders and regulating rights;

  • the affiliates concerned of the Dutch Copyright Federation and the members concerned of ‘VOICE’, the new branch association for collective rights organisations, wish to make a case for publicly accessible libraries and museums or archives, being permitted to digitalise the published works of Dutch rights holders and make them available ‘on site’ to the public, as long as these acts are not for direct or indirect economic or commercial advantage;

  • that Dutch Copyright Federation and VOICE wish to offer a pragmatic solution for the so-called orphan works if rights holders cannot be found after reasonable search;

  • that for making available, ‘on line’ of digitalised works, which are still copyright protected, consent is still required from the rights holders, considering that renewed publication by third parties via internet can affect normal exploitation and the legitimate interests of the author, and that the Dutch Copyright Federation, in cooperation with FOBID (the Netherlands Library Forum), will offer its help;

  • libraries, museums, archives and their subsidisers, when funding digitalisation projects, must sufficiently take into account the costs for regulating the required rights.

THE POLICY PLAN

  1. The Dutch Copyright Federation and VOICE will set up a single helpdesk which can advise and help libraries and archives in finding the rights holders and making the necessary arrangements (hereafter ‘the helpdesk’). Based on previous experience, the helpdesk can provide an indication of the costs which will be incurred in relation to the manner in which the institution concerned wishes to make the digitalised works available. Central registration of digitalisation projects can also ensure timely mutual cooperation between institutions and between institutions and rights holders, meaning that considerable efficiency benefits can be obtained. Moreover per project it can be considered timely which organisations, subject to which conditions, could help in finding rights holders, make suggestions for an arrangement or make collective arrangements.

  2. An advisory committee shall be put together by the Dutch Copyright Federation, in which the libraries and archives shall also be represented at FOBID’s indication. Experience shall be gained in pilot projects put forward by the practice.

  3. Conditions for digitalisation and on site availability of copyright protected Dutch works:

    • timely notification to the helpdesk of the intended digitalisation project;

    • the copies of the work must be part of the own collection;

    • in the opinion of the organisations of rights holders concerned, the availability may not violate the normal exploitation of the works or cause unjustified harm to the legitimate interests of the authors;

    • there where availability and use are and can be regulated in individual arrangements with entitled parties (such as for example between university libraries and scientific publishers) no collective agreements will be made;

    • the works must be digitalised and classified in the context of the publication of the original work;

    • the moral rights of the maker will be considered;

    • the digitalised works may be made available in the buildings of these institutions by way of a closed network to individual members of the public for education, research or private studies;

    • for the reproduction a fair remuneration will be agreed with an organisation appointed by the entitled parties.

  4. If pursuant to European norms a reasonable search is made to find the rights holders  parties for the required consent for on line availability of digitalised works and part of the entitled parties has not (yet) been found (‘orphan works’), the helpdesk shall  ensure  that one or more allocated rights organisations for these entitled parties make a provisional arrangement based on the arrangements made with the found rights holders. ‘Provisional’ means that if a rights holder is later found, the helpdesk shall endeavour to come to an arrangement with this rights holder, or the work of this rights holder at that time will no longer be made available online.

  5. The members concerned of VOICE shall make all efforts to make their databases with details of rights holders available for digitalisation projects. It is recommended that the government, by way of a subsidy, offers an incentive for the efforts and investments required to this end.

  6. The Dutch Copyright Federation and FOBID shall regularly evaluate the developments.

April 2008