Voorbeeld meldingsregeling vermoeden van een misstand

Onderdeel van de Richtlijnen goed bestuur en integriteit is een meldprocedure voor het melden van (een vermoeden van) misstanden door medewerkers van een CBO. Een zorgvuldige regeling voor het intern melden van misstanden kan 'klokkenluiden' voorkomen en biedt bescherming aan medewerkers die een melding doen. Bijlage IV van de Richtlijnen bevat een voorbeeld meldingsregeling vermoeden van een misstand, die desgewenst door een CBO kan worden aangepast aan de specifieke omstandigheden.

Vermoeden van een misstand
Onder een ‘vermoeden van een misstand’ wordt verstaan: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van:
- een schending van wettelijke voorschriften of beleidsregels;
- een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; 
- een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten die het goed functioneren van de CBO en/of een maatschappelijk belang in het geding brengt;
- een (dreigende) verspilling van voor rechthebbenden geïncasseerde gelden.

‘Misstand’
Met ‘misstand’ wordt in het kader van deze meldingsregeling in de eerste plaats bedoeld een integriteitschending waarbij een maatschappelijk belang in het geding is. Het kan soms lastig zijn om te beoordelen of het inderdaad gaat om een integriteitschending of om een ander soort probleem, bijvoorbeeld een arbeidsconflict of ongewenste omgangsvormen. Dit schema kan helpen die beoordeling te maken. En in dit overzicht worden de definities van verschillende soorten integriteitschendingen verder uitgewerkt.

Interne melding
De eerst aangewezen persoon om een vermoeden van een misstand aan te kaarten is natuurlijk de leidinggevende. Immers, als het enigszins kan moeten problemen zo snel mogelijk worden opgelost daar waar ze spelen. Ook kan een melding worden gedaan bij de directie of het bestuur.
Soms kan het bezwaarlijk zijn om de leidinggevende of een directie- of bestuurslid aan te spreken, bijvoorbeeld als deze zelf bij de misstand betrokken is of als de medewerker twijfelt over de ernst van zijn vermoedens. Of het kan zijn dat de medewerker de kwestie eerst vertrouwelijk wil bespreken of dat hij anoniem wil blijven. In dat geval kan de melding ook worden gedaan bij een (interne of externe) vertrouwenspersoon.

De Vertrouwenspersoon Integriteit (VPI)
Een VPI kan een daartoe aangewezen medewerker binnen de organisatie zijn, of een externe vertrouwenspersoon. Combinatie van beiden is ook mogelijk. De VPI fungeert als klankbord, vraagbaak en meldpunt voor medewerkers die een vermoeden van een integriteitschending hebben en dit vertrouwelijk willen bespreken. De VPI geeft ook gevraagd en ongevraagd advies aan de directie en/of het bestuur over meldingen en beleid ter zake.

Intern onderzoek
Onmiddellijk na ontvangst van de melding wordt een onderzoek gestart onder de verantwoordelijkheid van directie of bestuur. Dit onderzoek dient binnen acht weken uit te monden in een standpunt. Een besluit om geen onderzoek in te stellen moet schriftelijk worden gemotiveerd aan de melder. In dat geval moet de melder worden gewezen op de beroepsmogelijkheid bij de Commissie Integriteit CBO’s, zie hierna onder het volgende kopje. Meer informatie over de gang van zaken rond het onderzoek is na te lezen in deze publicatie van het BIOS.

Extern meldpunt en beroepsmogelijkheid
Voor alle medewerkers van CBO’s die lid zijn van VOI©E is ook een extern meldpunt ingericht: de Commissie Integriteit CBO’s. Dit meldpunt is ondergebracht bij het CAOP.
Het meldpunt fungeert als beroepsmogelijkheid als de conclusie van het interne onderzoek voor de medewerker onbevredigend is, als een onderzoek is afgewezen of als er niet binnen de gestelde termijn een intern standpunt is gegeven.
In bijzondere gevallen kan een melding ook onmiddellijk extern worden gedaan:
- bij acuut gevaar;
- bij risico op tegenmaatregelen;
- bij risico op verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;
- eerdere vergeefse interne melding;
- betrokkenheid van directie of bestuur.

NB De normale gang van zaken is dus dat een melding van een misstand eerst intern wordt gedaan. Dat biedt doorgaans de beste kans op een snelle oplossing van het probleem.

Samenvatting
Een beknopte samenvatting van de voorbeeld meldingsregeling wordt gegeven in deze presentatie.

X

Meld u aan voor onze nieuwsbrief.

Hartelijk dank voor uw aanmelding.

U heeft niet alle velden ingevuld.

U heeft een ongeldig e-mailadres ingevoerd.