Bijlage B Specifieke bepalingen voor beeldmateriaal

De ‘bouwstenen voor de uitgeefovereenkomst’ zijn zowel op kopij als op beeld van toepassing. Voor het vervaardigen en publiceren van beeldmateriaal geldt echter een aantal specifieke aandachtspunten (zie paragraaf 5.9), waarbij hieronder een aantal voorbeeldbepalingen wordt gegeven. Let wel, het grootste deel van deze voorbeeldbepalingen heeft betrekking op in opdracht van de uitgever vervaardigd materiaal. In geval van bestaand materiaal is doorgaans sprake van een beperkt niet exclusief gebruiksrecht voor de in de leveringsovereenkomst genoemde gebruiksdoeleinden.

Opdracht, werk en acceptatie
- De uitgever verleent hierbij de opdracht aan de maker tot het vervaardigen van … ten behoeve van de uitgave(n) …, hierna te noemen ‘het Beeldmateriaal’ (en eventueel: zoals nader omschreven in bijlage …). In de bijlage kunnen afspraken worden opgenomen over de inhoud van het te vervaardigen werk, technische voorwaarden voor het materiaal, over registratie per foto van naam fotograaf, onderwerp, datum en tijdstip van opname, eventueel van een auteursrechtvoorbehoud, eventueel een beoordelingsprocedure.

- Het Beeldmateriaal zal uiterlijk op … in het bezit zijn van de uitgever.
Of:
- De schets(en) zal/zullen uiterlijk op … in het bezit zijn van de uitgever, het definitieve Beeldmateriaal wordt uiterlijk op … geleverd.

- De uitgever heeft volledige keuzevrijheid met betrekking tot het Beeldmateriaal dat de uitgever wenst te gebruiken voor de uitgave(n).

- De uitgever heeft het recht tot beeldmanipulatie in/na overleg met de maker.
Of:
- Indien door de maker toestemming is gegeven voor elektronische of andere vormen van beeldmanipulatie kan het resultaat pas worden gebruikt na diens uitdrukkelijke schriftelijke goedkeuring.

- De uitgever is gerechtigd het Beeldmateriaal in het geheel niet of slechts gedeeltelijk in de uitgave te publiceren of bij een eventuele herdruk of nieuwe versie van eerder geplaatst Beeldmateriaal af te zien of te vervangen door werk van derden. De maker behoudt het volledige honorarium op het geaccepteerde Beeldmateriaal en is gerechtigd in overleg met de uitgever het auteursrecht op (het betreffende deel van) het niet gepubliceerde Beeldmateriaal weer zelf uit te oefenen, tenzij dit naar het oordeel van de uitgever de exclusiviteit van het Beeldmateriaal voor de uitgave aantast.

- Wanneer de uitgever voor een herziene uitgave geheel of gedeeltelijk geen gebruik maakt van het eerder gepubliceerde Beeldmateriaal en de uitgever desgevraagd schriftelijk verklaart het betreffende Beeldmateriaal ook niet meer zal gaan gebruiken, is de maker gerechtigd terzake het auteursrecht weer volledig zelf uit te oefenen.

- Indien is overeengekomen dat de maker een proeve van het beoogde Beeldmateriaal zal aanleveren, is de overeenkomst onverkort van toepassing, waarbij ter beoordeling van de uitgever als ontbindende voorwaarde kan gelden dat de proeve niet tijdig wordt ingeleverd of wordt afgekeurd. In geval een ontbindende voorwaarde in werking treedt, is de uitgever geen honorarium aan de maker verschuldigd (en in geval van overdracht van rechten:) en worden overgedragen rechten aan de maker terug overgedragen.

- Het Beeldmateriaal is geaccepteerd als de uitgever het als zodanig schriftelijk heeft geaccepteerd op grond van de overeengekomen voorwaarden en op grond van door een proefopdracht of een eerder uitgevoerde opdracht of door een bestaande reputatie gewekte verwachtingen. Ingeval het Beeldmateriaal niet tijdig wordt ingeleverd of niet wordt geaccepteerd, is de uitgever niet tot enige betaling gehouden en zal de uitgever de overeenkomst van opdracht schriftelijk ontbinden. Ingeval het Beeldmateriaal gedeeltelijk wordt goedgekeurd en in, al dan niet door een derde, bewerkte vorm door de uitgever zal worden gepubliceerd, zal de maker 50% van het overeengekomen honorarium ontvangen.
- Klachten over het Beeldmateriaal dienen zo spoedig mogelijk na levering aan de maker te worden gemeld, waarbij de maker het recht heeft binnen redelijke termijn alsnog goed werk voor afgekeurd werk te leveren, tenzij dit tot onevenredige schade voor de uitgever zou leiden of reeds sprake was van een fatale termijn.

Vrijwaring
- De maker staat er jegens de uitgever voor in het volledig onbezwaard auteursrecht op het Beeldmateriaal te bezitten en vrijwaart de uitgever tegen alle vorderingen van derden betreffende de inhoud van het Beeldmateriaal. Deze vrijwaring betreft tevens eventuele aanspraken van derden op afgebeelde werken en/of personen, tenzij de maker schriftelijk heeft aangegeven hiervoor niet in te kunnen staan. In dat geval zal de maker de feiten vermelden die voor de beoordeling van eventuele aanspraken van derden voor de uitgever van belang kunnen zijn.
Of:
- De auteur/de uitgever verklaart hiermede dat publicatie van de door hem geleverde illustratie(s) geen inbreuk maakt op het auteursrecht of enig ander recht van een derde en, voor zover de illustraties uit een of meer portretten bestaan, dat toestemming van de geportretteerde(n), voor zover wettelijk vereist, is verleend. Indien de auteur niet de benodigde toestemming van een derde heeft verkregen, zal de auteur dit bij levering aan de uitgever schriftelijk melden en verbindt hij zich om de feiten te melden die van belang kunnen zijn om te beoordelen of toestemming alsnog is vereist.
- In geval van een aanspraak van derden zullen partijen de daaruit voortvloeiende kosten gezamenlijk dragen, waaronder begrepen de kosten van verweer en aan derden te betalen schadevergoedingen, tenzij de uitgever de volledige verantwoordelijkheid voor publicatie heeft en daarvoor het risico behoort te dragen. Als er sprake is van opzet of ernstige nalatigheid zijn alle kosten en schade voor rekening van de partij die zich daaraan schuldig heeft gemaakt. Onder ernstige nalatigheid van de auteur wordt begrepen de omstandigheid dat de auteur de uitgever niet tijdig voor de publicatie heeft geïnformeerd over voor de uitgever onbekende mogelijke gevoeligheden met betrekking tot in het werk genoemde of bedoelde personen, die de auteur had moeten voorzien. Onder ernstige nalatigheid van de uitgever wordt begrepen de omstandigheid dat de uitgever door de auteur tijdig ingediende verzoeken tot wijziging van het manuscript om kosten en schade te voorkomen niet heeft ingewilligd.
- De aansprakelijkheid van de maker is in elk geval beperkt tot de hoogte van het factuurbedrag, dan wel, indien en voor zover er sprake is van een verzekerde schade, tot de hoogte van de onder de verzekering feitelijk uitgekeerde vergoeding.
Of:
- De uitgever die het Beeldmateriaal openbaar maakt, is met uitsluiting van anderen verantwoordelijk voor het verkrijgen van toestemming van geportretteerden en/of andere rechthebbenden. De uitgever vrijwaart de maker van alle aanspraken te dier zake. De maker is verplicht naar vermogen mee te werken aan het opsporen van geportretteerden.

Honorarium:

Specifieke aandachtspunten:

- Onderscheid tussen het honorarium voor het vervaardigen van het beeldmateriaal en voor de publicatierechten;
- al dan niet eenmalig;
- indien eenmalig: al dan niet ook voor herdrukken/nieuwe versies; gewijzigde herdrukken/nieuwe versies; eventueel tegen een toeslag, een percentage van voornoemd honorarium (gerelateerd aan de vergoeding voor de publicatierechten als dit onderscheid is gemaakt), naar rato berekend per opnieuw gepubliceerd werk.
- En eventueel: (conform de nevenrechten opbrengstverdeling van tekst.)

- Indien een derde partij een of meer werken van het Beeldmateriaal, al dan niet in combinatie met de teksten waarbij het is vervaardigd, wil publiceren met toestemming van opdrachtgever, ontvangt de maker … % van de baten die de uitgever hieruit ontvangt voor zover deze betrekking hebben op het Beeldmateriaal, verminderd met de BTW en met de kosten die de uitgever heeft gemaakt om de betreffende exploitatie te realiseren en de opbrengst uit te keren.

Overige afspraken:
- De uitgever is gerechtigd naar redelijkheid het Beeldmateriaal te gebruiken voor reclame- en/of promotiedoeleinden gericht op de uitgave waarin het Beeldmateriaal is opgenomen.

- Indien de maker gebruik heeft gemaakt van werk van derden, waarvoor de uitgever betalingen aan derden moet verrichten, komen deze kosten in mindering op het honorarium, tenzij de maker dit tijdig voor de inlevering van het voltooide Beeldmateriaal aan de uitgever heeft gemeld en hierover andere schriftelijke afspraken zijn gemaakt.

- De maker is vrij / Partijen bepalen in overleg / De uitgever bepaalt … de keuze van de toeleveranciers en derden met wie de maker werkt om tot uitvoering van de overeenkomst te komen, inclusief modellen en stylisten.

- Bij publicatie van het Beeldmateriaal zal de uitgever zonder kostenberekening een bewijsexemplaar van de publicatie aan de maker doen toekomen.

Bij foto’s in opdracht is vaak sprake van een onkostenregeling (consumpties, reiskosten, verzendkosten, aanschaf van goederen zoals rekwisieten, etc.). Het is raadzaam om daarover vooraf duidelijke afspraken te maken en deze vergoeding afzonderlijk te specificeren (wederom van belang bij eventuele bepaling van vergoeding van hergebruik, wanneer dat wordt afgeleid van de vergoeding voor het eerste gebruik). Dat kan ook gelden voor onkostenvergoeding wegens het niet doorgaan van de gebeurtenis waarvoor de opdracht was verstrekt.
- Vergoeding van onkosten: …
- Indien aannemelijk is dat de Fotograaf hogere kosten heeft gemaakt en/of meerwerk heeft verricht, welke redelijkerwijs noodzakelijk waren, komen deze kosten en/of dit meerwerk in beginsel voor vergoeding door de uitgever in aanmerking, mits de uitgever hierover tijdig wordt geïnformeerd en daartoe toestemming verleent.

Publicatie
- De uitgever bepaalt de plaats, vormgeving en opmaak van en de belettering of onderschrift bij het Beeldmateriaal in geval van publicatie, alsmede de prijs en alle overige beslissingen betreffende de exploitatie van de uitgave waarvan het Beeldmateriaal onderdeel uitmaakt. De uitgever zal waar nodig overleg plegen met de maker over de vormgeving van het Beeldmateriaal en over de belettering van een eventuele omslagillustratie. Desgevraagd en indien mogelijk, zal de uitgever de maker proeven ter beoordeling voorleggen, mits de maker deze tijdig kan beoordelen en de productieplanning niet in gevaar wordt gebracht.
- De uitgever zal in de uitgave waarin Beeldmateriaal is opgenomen de naam van de maker vermelden op een daartoe geschikte plaats, tenzij dit, gelet op de aard van het beeldmateriaal en van de betreffende publicatie, in redelijkheid niet van de uitgever kan worden gevraagd.
Of:
- De naam van de maker dient in de uitgave waarin Beeldmateriaal is opgenomen bij het Beeldmateriaal worden vermeld, of met een verwijzing naar het Beeldmateriaal op de daartoe bestemde plaats in de uitgave te worden vermeld.

- De maker zal als volgt worden aangeduid: ….

Eigendom en risico materialen:
- Alle verzendingen van materiaal door de maker geschieden voor rekening en risico van de maker. Alle verzendingen van materiaal door de uitgever geschieden voor rekening en risico van de uitgever, tenzij het een retourzending betreft van materiaal dat de maker op eigen initiatief naar de uitgever had gezonden en dat materiaal niet uitdrukkelijk door de uitgever is geaccepteerd.
- Alle bij de productie van de uitgave van het werk betrokken materialen en voorwerpen in de ruimste zin, tekenwerk daaronder begrepen, zijn of worden bij hun totstandkoming of aanlevering, ook wanneer zij door de maker worden aangeleverd, eigendom van de uitgever, tenzij het eigendomsrecht door de maker of derden schriftelijk bij de aanlevering is voorbehouden.
Of:
- De voor de productie van de uitgave door de maker aangeleverde materialen, te weten …, worden na publicatie van de uitgave aan de maker geretourneerd / of worden op eerste verzoek van de maker, mits binnen zes maanden na publicatie van de uitgave, aan de maker geretourneerd.