IV. Overdracht of licentie en procesvolmacht

Contractspartijen moeten de omvang van het overgedragen of in licentie gegeven auteursrecht bepalen. In onderstaande bepalingen worden voorbeelden gegeven van een ruime overdracht of licentie, waarin kan worden geschrapt of waaraan nadere voorwaarden kunnen worden gesteld als partijen dit overeenkomen. In de hierna volgende bepalingen wordt steeds de optie overdracht/licentie aangegeven. Let er op dat u een keuze dient te maken en deze aanduiding in uw contract vervolgens consequent hanteert om verwarring over de eigendom van het auteursrecht te voorkomen! Een aantal de maker beschermende bepalingen in de wettelijke regeling van de exploitatieovereenkomst is alleen van toepassing op een exclusieve licentie, dus ook dat is een aandachtspunt bij het opstellen van de overeenkomst.
Als de exploitant ten aanzien van inbreukmakers in rechte wil optreden, heeft hij in geval van een licentie ook een zogenaamde ‘procesvolmacht’ nodig.

Voorbeeld overdracht:

- De auteur draagt hierbij het volledige auteursrecht* op het werk over aan de uitgever zonder zich enige daartoe behorende bevoegdheden voor te behouden, de uitgever aanvaardt deze overdracht.

Voorbeeld exclusieve licentie:
- De auteur verleent hierbij aan de uitgever een algehele en voortdurende* licentie om, met uitsluiting van ieder ander, hemzelf inbegrepen, zijn tot het auteursrecht behorende bevoegdheden met betrekking tot het werk uit te oefenen.

Voorbeeld niet-exclusieve licentie:
- De auteur verleent hierbij aan de uitgever een algehele en voortdurende* niet-exclusieve licentie om zijn tot het auteursrecht behorende bevoegdheden met betrekking tot het werk uit te oefenen.

* Wanneer de overdracht of licentie beperkt is, dient dat hier te worden aangepast, bijvoorbeeld ‘voor de uitgave in boekvorm’ of ‘voor het Nederlands taalgebied’, of gedurende … (een bepaalde tijd).

Vervolgens is het raadzaam om aan te specificeren welke rechten en bevoegdheden in ieder geval onder de overdracht of licentie zijn begrepen. Het verschilt uiteraard per soort uitgave welke rechten opportuun zijn om te regelen. De onder de overdracht of licentie begrepen mogelijke exploitatiemogelijkheden kunnen een andere status hebben dan de aangegane verbintenis om het werk in een bepaalde vorm uit te geven. Hierop wordt nader ingegaan hierna onder ‘uitgeefverbintenis’ (VI) en ‘beëindiging’ (IX).
Voorbeelden voor specificatie:

- De overdracht/licentie omvat de uitoefening van de hierna genoemde rechten om het werk te exploiteren, inclusief de uitsluitende* bevoegdheid om namens de auteur overeenkomsten te sluiten met derden voor uitoefening van de in dit artikel genoemde exploitatierechten:
(* de uitsluitende bevoegdheid zal niet gelden in geval van een niet-exclusieve licentie)
- het recht om het werk uit te geven in boekvorm en/of in e-book vorm in de Nederlandse taal, in eerste druk en in volgende al dan niet herziene versies;
- het recht om het werk geheel of gedeeltelijk uit te geven in elektronische vorm, al dan niet in combinatie met werk van derden, op vaste informatiedragers of door middel van online beschikbaarstelling op internet of in enig ander netwerk;
- het uitgeven van het werk in een andere dan de Nederlandse taal;
- het overnemen van een gedeelte van het werk in een bloemlezing, compilatiewerk, databank, educatieve publicatie of anderszins;
- het publiceren van een gedeelte van het werk, op te nemen als voorpublicatie of anderszins, in een krant, tijdschrift of ander medium;
- het verveelvoudigen van het geheel of een gedeelte van het werk door het vastleggen daarvan op geluids- en/of beelddragers en het openbaar maken van deze verveelvoudigingen;
- het openbaar maken in ongewijzigde vorm van het geheel of een gedeelte van het werk, hetzij voor publiek, hetzij voor radio of televisie;
- het belangeloos meewerken aan het vervaardigen en vergoedingsvrij ter beschikking stellen van het werk ten behoeve van aangepaste uitgaven voor blinden en anderszins visueel gehandicapten;
- het publiceren van het geheel of een gedeelte van het werk als feuilleton in een krant of een tijdschrift;
- het bewerken van het werk voor radio, televisie, film, andere audiovisuele producties, voor reproductie en/of publicatie in elektronische vorm en voor toneel;
- het werk geheel of gedeeltelijk uitgeven en exploiteren in audiovorm, waaronder bijvoorbeeld als luisterboek;
- het verlenen van toestemming aan een andere uitgever voor een afzonderlijke licentie-uitgave, zonder dat hierdoor aan de andere uitgever het recht wordt verleend op zijn beurt met derden over het werk te onderhandelen en te contracteren;
- het verveelvoudigen van het geheel of een gedeelte van het werk en het openbaar maken van deze verveelvoudigingen voor zover de uitoefening van dit recht niet bij wet is opgedragen aan de Stichting Reprorecht;
- het uitlenen van het werk; voor zover de uitoefening van dit recht niet bij wet is opgedragen aan de Stichting Leenrecht;
- het recht om het werk geheel of gedeeltelijk aan te wenden voor doeleinden van reclame, promotie of merchandising;
- het recht om het werk te (doen) bewerken, in te korten of samen te vatten voor zover dat nodig mocht zijn voor overeengekomen mogelijkheden tot exploitatie, waarbij de uitgever er op zal toezien dat geen nadeel wordt toegebracht aan de eer of naam van de auteur of aan zijn waarde in deze hoedanigheid;
- het belangeloos meewerken aan het vervaardigen en vergoedingsvrij ter beschikking stellen van het werk ten behoeve van aangepaste uitgaven voor blinden en anderszins visueel gehandicapten;
- De auteur draagt hierbij aan de uitgever de hieronder genoemde rechten over (onder de opschortende voorwaarde dat de uitgever deze rechten overdraagt aan LIRA*):

  - Het gelijktijdig doorgeven via de kabel en het uitzenden of doen uitzenden of op enige andere wijze mededelen aan het publiek, per draad of draadloos, van het door radio of televisie uitgezonden werk;
  - het gelijktijdig in het openbaar vertonen en/of ten gehore brengen van televisie- en/of radio-uitzendingen van het werk;
  - het in het openbaar ten gehore brengen en/of vertonen van mechanische reproducties van het werk, anders dan door middel van televisie- en/of radio-uitzendingen;
  - het recht op een vergoeding ontleend aan de wettelijke heffingen op geluiden/of beelddragers.
* In de modelcontracten voor de uitgave van literair werk zijn hierover afspraken gemaakt met Lira.

- Auteur en uitgever zullen uitsluitend gezamenlijk beslissen over eventuele door de uitgever aan derden te verlenen licenties op basis van de uitgave van het werk die niet in de onderhavige overeenkomst zijn voorzien.*
* Hiermee worden geen toekomstige rechten op exclusieve basis aan de exploitant verleent of overgedragen, maar wordt wel de verbintenis aangegaan hierover gezamenlijk te beslissen (waarbij ook een afspraak over de verdeling van de inkomsten kan worden gemaakt).
- De uitgever verkrijgt van de auteur de eerste optie om exploitatierechten uit te oefenen die zijn gebaseerd op de uitgave van het werk, maar die ten tijde van het sluiten van de overeenkomst nog niet konden worden voorzien.

* Voor de rechtsgeldigheid van een dergelijke optie is vereist dat de duur van de optie voldoende bepaald is (gedurende de duur van de overeenkomst kan als – net zoals in het modelcontract voor literair werk-  de beëindigingsmogelijkheden goed zijn geregeld en afspraken zijn gemaakt over de verdeling van de opbrengst).

Optie in geval van door de auteur geleverde illustraties:
- In deze overdracht/licentie zijn mede begrepen eventuele in of bij het werk opgenomen door de auteur geleverde tekeningen, fotowerken of andere illustraties, tenzij het auteursrecht door de auteur schriftelijk bij de aanlevering is voorbehouden.

Optie in geval de auteur een gegevensverzameling heeft vervaardigd:
- In deze overdracht/licentie zijn tevens de rechten begrepen die de auteur in voorkomende gevallen zou kunnen ontlenen aan de Databankenwet.

Wanneer het denkbaar is dat bij een herziening van het werk een andere auteur moet  worden ingeschakeld, kunnen partijen daarin voorzien door de auteur afstand te laten doen van zijn morele recht zich te verzetten tegen wijzigingen door derden, bijvoorbeeld in geval van een herziening waaraan hij niet meer als actief auteur deelneemt. Hierbij is van belang dat de auteur zich altijd kan verzetten tegen verminkingen, wijzigingen of aantastingen van zijn werk, waardoor zijn eer of reputatie als auteur wordt aangetast:
- De auteur doet afstand van het recht zich te verzetten tegen wijzigingen in het werk of de titel daarvan door derden zoals voorzien in artikel(en) …, mits deze wijzigingen geen nadeel toebrengen aan de eer of de naam van de auteur of de reputatie van het werk niet schaden.

Auteurs realiseren zich niet altijd dat de Auteurswet hen ook bevoegdheden geeft met betrekking tot het gebruik van hun (eigen) werk, omdat de wet de uitoefening van dat recht nu eenmaal heeft beperkt. Denk hierbij aan rechten op privé-gebruik, citaatrecht en onderwijsgebruik. Dit blijft ook gelden na een volledige overdracht van rechten of een volledige exclusieve rechtenverlening. Daarnaast is het heel goed mogelijk dat een uitgever onder voorwaarden helemaal geen bezwaar heeft tegen bepaalde vormen van gebruik dat een auteur (of zijn werkgever) zelf van het werk wil maken. Het kan daarom zinvol zijn om bij de afspraken over het verlenen of overdragen van rechten in de overeenkomst een bepaling op te nemen over de rechten c.q. bevoegdheden die aan de auteur voorbehouden blijven. Dat maakt het voor de auteur ook weer duidelijker over welke rechten hij niet zonder toestemming van de uitgever mag beschikken, want ook daar treden wel eens misverstanden op.
In geval van een licentie kan worden verduidelijkt:

- De auteur behoudt het auteursrecht op het werk.

Zowel bij een exclusieve licentie als een overdracht kunnen onder meer de volgende afspraken worden gemaakt over de mede aan de auteur voorbehouden rechten:
- De uitgever zal desgevraagd zo veel mogelijk meewerken aan eigen gebruik van het werk door de auteur of aan niet commercieel gebruik van het werk door een derde met instemming van de auteur, indien en voor zover daardoor de normale exploitatie van het werk naar het oordeel van de uitgever niet wordt geschaad. De auteur zal hiervoor altijd voorafgaande toestemming aan de uitgever vragen. In ieder geval blijven de volgende rechten voorbehouden aan de auteur:
- het recht om na publicatie het werk, geheel of gedeeltelijk, kosteloos over te nemen in een compilatie van eigen werken, zoals een verzameling van eigen artikelen en/of voordrachten, mits daardoor de normale exploitatie van het werk niet wordt geschaad;
- het recht om na publicatie uit het werk te citeren en/of voort te bouwen op de inhoud van het werk, mits daardoor geen verveelvoudiging van het werk ontstaat;
- het recht om een gedeelte van het werk te verveelvoudigen, mits deze verveelvoudiging beperkt blijft tot enkele exemplaren en uitsluitend dient tot eigen oefening, studie of gebruik;
- het recht om – onverminderd de verplichtingen ingevolge het reprorecht en de readerregeling – een klein gedeelte van het werk op te nemen in een bundel ter ondersteuning of begeleiding van door de auteur gegeven presentaties en voordrachten (inclusief college en les geven);
- het recht om voor promotionele doeleinden maximaal 10.000 woorden van het werk op internet te publiceren, mits in overleg met de uitgever het gedeelte, de vormgeving en het tijdstip van publicatie wordt bepaald;
- het recht om een deel van het werk of een kort werk te gebruiken voor reclame- en/of promotiedoeleinden van de eigen bedrijfs- of beroepsmatige werkzaamheden.
- aan de auteur toekomende intellectuele of industriële eigendomsrechten of vergelijkbare rechten met betrekking tot (bescherming van) methodes, processen of voortbrengselen beschreven in het werk.

In geval van wetenschappelijke artikelen kan hier invulling worden gegeven aan een open access bepaling, die na een redelijke termijn verplicht is als het artikel met Nederlandse publieke middelen is gefinancierd (bijvoorbeeld als de auteur publiceert over in dienst van een Nederlandse universiteit verricht onderzoek):

- het recht om de inhoud van/ het gepubliceerde artikel … maanden (bijvoorbeeld 6 of 12) na publicatie gratis on line beschikbaar te (laten) stellen met vermelding van de bron van de oorspronkelijke publicatie.

Inzake journalistieke bijdragen aan dagbladen en tijdschriften:
Gebruikelijk voor journalistieke bijdrage is een (tijdelijke) exclusieve licentie voor de uitgave(n) waarvoor de bijdrage is bestemd. Afhankelijk van de uitgever kan dat betreffen:

- Het recht om de bijdrage te publiceren in de afgesproken titel.
En/of
- Het recht om de bijdrage te publiceren in elke uitgave van de uitgever en/of de groep uitgevers waarmee de uitgever verbonden is.
En/of
- Het recht om de bijdrage te laten publiceren door derden in Nederland en/of in het buitenland.

- Tenzij anders wordt overeengekomen, worden de in artikel verleende toestemmingen verleend op basis van exclusiviteit gedurende …* na eerste publicatie door de uitgever. Partijen kunnen in onderling overleg een andere termijn overeenkomen in geval een der partijen in redelijkheid en billijkheid tot het oordeel kan komen dat hij door handhaving van deze termijn in zijn belangen wordt geschaad.
Desgewenst
- In geval de freelance journalist na de overeengekomen periode van exclusiviteit de bijdrage elders wil publiceren, zal hij dit voorafgaand aan de voorgenomen herpublicatie melden aan de hoofdredactie.
* De duur van de exclusiviteit voor het recht op eerste publicatie is afhankelijk van het commercieel belang dat daarmee is gemoeid en zal in tijd dus ook mede afhankelijk zijn van de frequentie van verschijning (dag-, week- of maandblad). 

Na deze periode van exclusiviteit geldt doorgaans een niet-exclusieve licentie voor gebruiksrechten die met name te maken hebben met zakelijk gebruik:
- het opslaan in een databank voor technische doeleinden;
- het opslaan in een databank voor archiefdoeleinden voor eigen gebruik van de redacties;
- het exploiteren van de bijdrage in een databank van de uitgever of met toestemming van de uitgever door derden voor on demand gebruik van artikelen, bijvoorbeeld voor knipseldiensten;
- het treffen van regelingen voor collectief hergebruik* van de bijdrage.

*In voorbeeldregelingen met journalisten van dagbladen zijn in het verleden de volgende basisdefinities gebruikt, die deels ook bruikbaar zijn voor tijdschriften, met name voor vak- en opiniebladen, die in sommige contracten nog kunnen terug komen. Voor de omschrijving van gebruiksrechten (en daarbij passende voorwaarden en honorering) is een onderscheid gemaakt naar de aard van het gebruik.
- Specifiek hergebruik: Hergebruik van de gepubliceerde bijdrage, in een andere dan de in of bij de overeenkomst of opdrachtverlening of -bevestiging genoemde uitgave(n), waarbij het werk van een of enkele journalisten centraal staat (zoals het verzameld werk van een of enkele journalisten in boekvorm of de verkoop van een artikel aan een andere uitgever voor publicatie in zijn uitgave).
- Generiek hergebruik: Hergebruik van de gepubliceerde bijdrage, waarbij de in de betreffende uitgave(n) gepubliceerde informatie centraal staat en de bijdrage geheel of gedeeltelijk wordt opgenomen in een verzameling van bijdragen van meerdere auteurs, zoals het opnemen en uitgeven in een databank en aldus on de mand toegankelijk (doen) maken voor derden (zoals door een ‘elektronische knipseldienst’) door de uitgever of door derden met toestemming van de uitgever of het gebruik in knipselkranten.
- Collectief hergebruik: Vorm van generiek hergebruik van de bijdrage in het kader van de uitvoering van collectieve regelingen (bijvoorbeeld reprorecht, voor hergebruik in onderwijspublicaties, regelingen met openbare bibliotheken en andere mogelijke collectieve regelingen die in overleg tussen betrokken branche- en rechtenorganisaties onder het regime voor collectief hergebruik worden gebracht).

  - Voor specifiek hergebruik van de gepubliceerde bijdrage is afzonderlijk toestemming vereist van de freelance journalist.
  - De freelance journalist verleent hierbij de uitgever voor onbepaalde tijd toestemming tot generiek hergebruik; dit omvat voor de uitgever tevens het recht om mede namens de freelance journalist afspraken te maken met derden ter zake van regelingen voor collectief hergebruik.
  - Generiek hergebruik van de bijdrage kan niet plaatsvinden zonder toestemming van de hoofdredactie. De hoofdredactie zal geen toestemming verlenen als het generiek hergebruik niet strookt met de kwaliteitsnormen van het dagblad of met de daar heersende morele of ethische opvattingen. De freelance journalist kan bij de uitgever bezwaar maken tegen een vorm van generiek hergebruik die nadeel zou kunnen toebrengen aan de eer of de naam van de freelance journalist of aan zijn waarde in deze hoedanigheid.


- De toestemming tot publicatie omvat de eventueel door de freelance journalist op eigen initiatief bij zijn bijdrage geleverde tekeningen, foto’s of andere illustraties, tenzij het auteursrecht door de freelance journalist of door derden schriftelijk bij aanlevering is voorbehouden. In ieder geval dient de freelance journalist in geval van geleverde foto’s relevante feiten te vermelden inzake mogelijke aanspraken van derden, waaronder beschikbare gegevens over de fotograaf en over mogelijke rechthebbende(n) op afgebeelde gebouwen, voorwerpen of personen.

- De toestemming tot publicatie omvat het gebruik van (een deel van) de bijdrage voor reclame- en/of promotiedoeleinden gericht op de uitgave waarin de bijdrage is gepubliceerd en voor zover dit gebruik in verband staat met de verkoopbevordering van de betreffende uitgave.

Wanneer een auteur een manuscript, beeldmateriaal of andere materialen inlevert bij de uitgever en afspraken heeft gemaakt over de publicatie van de inhoud, dan heeft hij daarmee nog niet het eigendomsrecht op de fysieke materialen overgedragen. Dat blijft in beginsel het eigendom van de auteur (heeft niets met het auteursrecht te maken), tenzij anders overeengekomen. Partijen realiseren zich dat vaak niet of komen er te laat achter, bijvoorbeeld als de auteur jaren later voor een tentoonstelling de originelen retour wil ontvangen en de uitgever deze niet blijkt te hebben bewaard. Het is verstandig om daarover duidelijke afspraken te maken:
- Alle bij de productie van de uitgave van het werk betrokken materialen en voorwerpen in de ruimste zin, tekenwerk daaronder begrepen, zijn of worden bij hun totstandkoming of aanlevering, ook wanneer zij door de auteur worden aangeleverd, eigendom van de uitgever, tenzij het eigendomsrecht door de auteur of derden schriftelijk bij de aanlevering is voorbehouden.
Of juist
- De voor de productie van de uitgave door de auteur aangeleverde materialen blijven eigendom van de auteur en worden na publicatie van de uitgave aan de auteur geretourneerd / of worden op eerste verzoek van de auteur, mits binnen zes maanden na publicatie van de uitgave, aan de auteur geretourneerd. Dit betreft …

Voorbeeld procesvolmacht in geval van een licentie:
De auteur machtigt hierbij de uitgever onherroepelijk om deze bevoegdheden uit te oefenen ter bescherming en handhaving jegens derden en daartoe, op eigen kosten en zo nodig op naam van de auteur, zowel in als buiten rechte op te treden en in voorkomende gevallen schadevergoeding en of winstafdracht te vorderen. De uitgever kan ook zelfstandig optreden in een vordering tot schadevergoeding of winstafdracht. De uitgever is gehouden de auteur te informeren over te treffen maatregelen. Partijen verplichten zich om elkaar alle gewenste medewerking te verlenen en op eerste verzoek alle benodigde gegevens te verstrekken, om tegen iedere inbreuk op het auteursrecht in rechte op te treden. De uitgever is niet verplicht enige procedure te voeren.

Indien de auteur er voor kiest niet bij voorbaat een procesvolmacht wenst te verlenen, althans niet zonder overleg:
- De auteur machtigt hierbij de uitgever om deze bevoegdheden na overleg uit te oefenen ter bescherming en handhaving jegens derden …
Of 
- Uitgever en auteur bepalen in voorkomende gevallen van inbreuk door derden in overleg of de uitgever deze bevoegdheden uitoefent ter bescherming en handhaving jegens derden en daartoe zo nodig op naam van de auteur, zowel in als buiten rechte op te treden en in voorkomende gevallen schadevergoeding en of winstafdracht te vorderen. De uitgever kan ook zelfstandig optreden in een vordering tot schadevergoeding of winstafdracht. De uitgever is gehouden de auteur te informeren over te treffen maatregelen. Partijen verplichten zich om elkaar alle gewenste medewerking te verlenen en op eerste verzoek alle benodigde gegevens te verstrekken, om tegen iedere inbreuk op het auteursrecht in rechte op te treden. 

In of na overleg
Wanneer de uitoefening van een of meer van de genoemde rechten alleen kan plaatsvinden na schriftelijke toestemming van de auteur of ‘in overleg’ met de auteur (wat instemming van de auteur veronderstelt), heeft de auteur in feite een vetorecht op de uitoefening van dat recht. De betekenis van het wel benoemen van de uitoefening van het recht als onderdeel van de overdracht of licentie is dat, in geval van toestemming, de geldende afspraak over de honorering van toepassing is en dat de auteur ook niet alleen over de uitoefening van dat recht kan beslissen.
Wanneer de uitoefening van een of meer van de genoemde rechten alleen kan plaatsvinden ‘na overleg’, moet de uitgever voor de uitoefening van het recht dit wel eerst met de auteur bespreken, maar rust de eindbeslissing bij de uitgever.