Bijlage C Overeenkomst met de (hoofd)redactie

Taken hoofdredacteur / Redactiestatuut
In de CAO voor journalisten is een model redactiestatuut opgenomen. Onderstaande bepalingen kunnen in een overeenkomst of afzonderlijk statuut worden opgenomen, respectievelijk worden uitgewerkt.

- Partijen zijn zich ervan bewust dat een strikte scheiding tussen redactionele inhoud en die van adverteerder en/of sponsor een voorwaarde is voor de kwaliteit en continuïteit van de uitgave, hetgeen mede wordt gewaarborgd door het in de bijlage opgenomen redactiestatuut, waarin tevens nadere afspraken over de wijze van samenwerking tussen uitgever, hoofdredacteur en redactie zijn opgenomen.
- De hoofdredacteur treedt toe tot de redactie van de uitgave. Hij neemt op zich de in het redactiestatuut nader uitgewerkte werkzaamheden te verrichten en alles wat daarover noch nader met de uitgever schriftelijk wordt overeengekomen.
- De hoofdredacteur adviseert de uitgever samen met de overige leden van de redactie over de inhoud en de inhoudelijke kwaliteit van de uitgave.
- De hoofdredacteur adviseert de uitgever over de te benaderen redactieleden voor de uitgave.
- De hoofdredacteur adviseert de uitgever over het te voeren sponsor- en advertentiebeleid als het gaat om het waarborgen van de onafhankelijkheid van de redactie.
- De hoofdredacteur heeft de verantwoordelijk over en bewaakt de kwaliteit, continuïteit, en actualiteit van de uitgave.
- De hoofdredacteur bewaakt een goede en alerte samenwerking tussen de redactieleden en de hoofdredactie
- De hoofdredacteur treedt op als voorzitter van de redactievergadering en geeft leiding aan de redactie.
- De hoofdredacteur verricht zijn werkzaamheden conform het door de uitgever bepaalde beleid met betrekking tot de inhoud en de aard van de uitgave en de samenstelling en werkwijze van de redactie.

Het is verstandig om ook aan te geven waarvoor de uitgever verantwoordelijk is, bijvoorbeeld:
- De definitieve vormgeving, promotie en exploitatie van de uitgave berusten bij de uitgever, waarbij in ieder geval behoren: het abonnementenbeheer, verkoop, opslag en distributie, advertentieacquisitie, marketing en promotie van de uitgave.
- De uitgever bepaalt de omvang, oplage en verkoopprijs.
- De uitgever bepaalt de samenstelling van de redactie en stelt de hoofdredacteur aan, c.q. beslist over vervanging van redactieleden en hoofdredacteur.
- De uitgever treedt over herdrukken, nieuwe versies en actualisering van de uitgave met de hoofdredacteur in overleg. De uitgever bepaalt uiteindelijk de noodzaak van een herdruk, bijdruk of actualisering.

De (hoofd)redactie kan auteursrechtelijke bescherming ontlenen aan de originele samenstelling van de uitgave (het zogenaamde ‘verzamelaarsauteursrecht’). Tevens is het denkbaar dat de (hoofd)redactie een auteursrechtelijk relevante inbreng bij de inhoud van een uitgave heeft. De uitgever wenst de beschikking over die rechten om de continuïteit van de uitgave te waarborgen.
- Indien en voor zover uit de door de (hoofd)redacteur ten behoeve van de uitgave verrichte werkzaamheden auteursrechtelijk beschermd(e) werk(en) voortvloei(t)en, waaronder de samenstelling van de uitgave, hierna te noemen ‘het werk’, draagt hij zijn auteursrecht op het werk hierbij volledig over aan de uitgever, zonder zich enige bevoegdheid voor te behouden. De uitgever aanvaardt hierbij deze overdracht. De (hoofd)redacteur staat ervoor in, dat door deze overdracht generlei rechten van derden worden of kunnen worden geschonden en vrijwaart de uitgever tegen alle aanspraken dienaangaande. Voor het geval de in het vorige lid bedoelde overdracht geheel of gedeeltelijk rechtsgevolg mist, verleent de (hoofd)redacteur de uitgever een algehele exclusieve licentie om de hem toekomende openbaarmakings- en verveelvoudigingsbevoegdheden met betrekking tot het werk uit te oefenen, machtigt hij de uitgever om tegen iedere inbreuk op zijn auteursrecht in rechte op te treden en verplicht zich hierbij, op eerste verzoek van de uitgever het auteursrecht op het werk alsnog over te dragen.

Concurrentiebeding
- De hoofdredacteur verklaart zonder schriftelijke toestemming van de uitgever geen werken te zullen publiceren of daaraan bij te dragen, die de exploitatie van de uitgave kunnen schaden. De uitgever zal verzoeken om toestemming niet op onredelijke gronden weigeren, maar mag weigeren als het aannemelijk kan worden gemaakt dat de voorgenomen publicatie de uitgave directe concurrentie aandoet. Het bepaalde in het vorige lid laat onverlet de bevoegdheid van de hoofdredacteur tot aanvulling en herziening van op het tijdstip van deze overeenkomst reeds bij derden verschenen werken van zijn hand.

Beëindiging
- Deze overeenkomst is aangegaan voor onbepaalde tijd met ingang van … / voor bepaalde tijd, te weten ... .
- De overeenkomst kan door een der partijen worden opgezegd, mits schriftelijk en met inachtneming van een opzegtermijn van ten minste … maanden.
- Partijen zijn gerechtigd de overeenkomst schriftelijk te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van … weken/maanden indien de uitgave wordt gestaakt, dan wel ingrijpend van inhoud en opzet verandert, indien de hoofdredacteur niet meer de functie bekleedt die er mede toe leidde de onderhavige overeenkomst met hem aan te gaan, of indien de samenwerking binnen de redactie of met de uitgever niet voldoet aan datgene wat noodzakelijk is om adequate totstandkoming en voortzetting van de uitgave te waarborgen.
- Na beëindiging blijft deze overeenkomst de rechtsverhouding van partijen beheersen voor zover dit voor de afwikkeling daarvan noodzakelijk is. De overgedragen c.q. verleende auteursrechten op het werk blijven ook na de beëindiging van de overeenkomst berusten bij de uitgever.

Wanneer een redacteur ook kopij vervaardigt voor een uitgave, is het beter met hem een afzonderlijke regeling te treffen voor gebruik van die bijdragen. De uitvoering van deze taken kunnen auteursrechtelijk relevant zijn. Voor het geval dat, kan de bepaling worden opgenomen die hierboven onder de kop ‘auteursrecht’ is opgenomen. De taken van een redacteur van een tijdschrift of website kunnen onder meer zijn:
- het bijhouden van vakliteratuur;
- het bijwonen van redactievergaderingen;
- het overnemen van redactionele taken van andere redactieleden in geval van kortdurende arbeidsongeschiktheid, c.q. afwezigheid, een en ander in overleg met de andere redactieleden en de hoofdredacteur;
- het selecteren van (onderwerpen) voor bijdragen;
- het beoordelen van bijdragen;
- het onderhouden van contacten en bewaken van de planning met betrekking tot de auteurs van de bijdragen;
- etc.

- De uitgever beslist na overleg met de redactieleden en gehoord hebbende de hoofdredacteur over de samenstelling van de redactie. De uitgever is gerechtigd nieuwe redactieleden te benoemen, c.q. de relatie met een of meer redactieleden te beëindigen wanneer dat naar het oordeel van de uitgever op bedrijfseconomische of kwalitatieve gronden noodzakelijk is, of wanneer er sprake is van een verstoorde werkverhouding tussen de uitgever en een of meer individuele redactieleden of tussen redactieleden onderling.
Bij nadere schriftelijke overeenkomst zullen alle hierdoor benodigde wijzigingen in deze overeenkomst, onder andere met betrekking tot partijen en verdeling van taken en honorarium, worden vastgelegd.
- Ingeval de overeenkomst met een redactielid wordt beëindigd blijft artikel … inzake de overdracht van auteursrecht van kracht.

- De redactieleden geven hierbij onherroepelijk last en volmacht aan de hoofdredacteur om met uitsluiting van derden en in naam van de redactieleden op te treden in alle contacten met de uitgever. De hoofdredacteur heeft tot taken er voor zorg te dragen dat de individuele redactieleden tijdig en correct aan de in deze overeenkomst aangegane verplichtingen voldoen en zorg te dragen voor de coördinatie en voor de bevordering van een goede onderlinge samenwerking.

- De wijze van onderlinge samenwerking, de relatie met de hoofdredacteur, de eindredacteur en de verdeling van taken en van het honorarium zijn neergelegd in bijlage … bij deze overeenkomst. Bij gebreke van een regeling over de verdeling van het honorarium of inzake andere aspecten in de samenwerking waarover geen overeenstemming tussen de redactieleden bestaat, beslist de uitgever gehoord hebbende de hoofdredacteur.

Uitgave is van een vereniging of stichting:
Aan de uitgever wordt doorgaans een exclusieve licentie om het werk voor onbepaalde of een bepaalde tijd uit te geven. Deze exclusieve licentie kan mede bijvoorbeeld de volgende zaken en rechten omvatten:

- de titel van het tijdschrift en de inhoud van alle verschenen nummers van het tijdschrift;
- de rechten die voortvloeien uit de lopende abonnementen;
- de advertentieopdrachten;
- de voorraden behorende bij de exploitatie van het tijdschrift, inclusief het redactioneel archief en het in voorbereiding zijnde materiaal;
- de administratie en de adressenbestanden van abonnees en adverteerders, en de beschikbare historische gegevens van adverteerders;
- alle overige rechten, administratieve gegevens en documenten die voor de exploitatie van het tijdschrift van belang zijn.

Vervolgens dienen afspraken te worden gemaakt over de benoeming van de onafhankelijke redactie; de kosten van de redactie en het redactiesecretariaat, de verantwoordelijkheden van de redactie (onder andere een vrijwaring voor aanspraken van derden) en de aangegane verplichtingen jegens de uitgever (tijdige inlevering van kwalitatief goede kopij binnen de overeengekomen omvang).

- De uitgever verbindt zich de titel voor zijn rekening en risico te zullen uitgeven in de overeengekomen omvang en frequentie. De uitgever bepaalt na overleg met de redactie de vormgeving en de opmaak en draagt zorg voor tekstcorrectie, productiebegeleiding, drukken en kwaliteitsbewaking, beheer leden-/abonneebestand, archivering van de nummers en van de elektronische bestanden, verkoop, opslag en distributie, advertentieacquisitie, marketing en promotie. De uitgever bepaalt na/in overleg met de vereniging of stichting de abonnementstarieven en advertentietarieven.
- Wanneer het abonnement onderdeel is van het lidmaatschap van een vereniging betaalt de vereniging voor de vervaardiging en terbeschikkingstelling van de uitgave aan de leden een vergoeding, naast afspraken over de inkomsten uit andere abonnees en eventuele advertenties. De uitgever kan, wanneer daar aanleiding voor is (bijvoorbeeld wanneer bepaalde ijkpunten zijn gehaald, zoals een nagestreefde oplage en/of advertentieportefeuille of ander criterium waaruit blijkt dat de uitgever de titel succesvol en met zicht op continuïteit in de markt heeft gezet), zich tegen voortijdige opzegging van de overeenkomst indekken met een ruime opzegtermijn en door eventueel een financiële drempel als goodwillvergoeding op te nemen.

- Voor opzegging van deze overeenkomst gelden de voorwaarden dat dit bij aangetekend schrijven dient te gebeuren met inachtneming van een opzegtermijn van … maanden. Indien niet tijdig is opgezegd, wordt deze overeenkomst telkens met een nieuwe periode van … jaar voortgezet.

Andere voorbeelden van afspraken die voor beide partijen de continuïteit waarborgen zijn:
- In alle gevallen van beëindiging zal de uitgever alle zaken, bestanden en documenten om niet / tegen een vergoeding van … aan de stichting/vereniging leveren en mee werken aan een ongestoorde voortzetting van de uitgave van de titel door de stichting/vereniging.
- De stichting/vereniging zal alsdan de advertentieportefeuille overnemen tegen de reële waarde in het economisch verkeer. Indien partijen van mening verschillen over de vaststelling van die waarde, zullen zij gezamenlijk een registeraccountant aanwijzen die daaromtrent op gezamenlijke kosten een bindend advies zal uitbrengen.
- Beëindiging van deze overeenkomst doet geen afbreuk aan voordien rechtsgeldig door de uitgever aan derden verleende rechten.
- Deze overeenkomst blijft de rechtsverhouding tussen partijen beheersen voor zover dit voor de afwikkeling daarvan nodig is.