VI. Totstandkoming werk, acceptatieprocedure en exploitatieverbintenis

De uitgever verbindt zich het overeengekomen werk voor zijn rekening en risico uit te geven. Partijen moeten duidelijke afspraken maken over de wijze van samenwerking bij het tot stand komen van de persklare kopij, de acceptatieprocedure en de consequenties van de ter zake aangegane verplichtingen. Ook bij onderstaande voorbeeldbepalingen geldt, dat deze niet allemaal op de situatie van toepassing hoeven te zijn. Er zijn vele opties waaruit u van geval tot geval moet kiezen. Zo zijn bijvoorbeeld de bepalingen op grond waarvan de uitgever de auteur kan vervangen als deze in gebreke is gebleven, alleen relevant als het denkbaar is dat de auteur überhaupt te vervangen is. Bij een literair werk is dat bijvoorbeeld ondenkbaar.

- De auteur zal het werk in handen van de uitgever stellen uiterlijk op …/ of binnen de termijn(en) genoemd in bijlage … op de wijze en in de vorm als beschreven in artikel … / of in bijlage …en rekening houdend met hetgeen nader tussen de auteur en de uitgever is overeengekomen. De auteur zal tenminste één bijgewerkt digitaal exemplaar van zijn kopij aanhouden en dit aan de uitgever toezenden wanneer de uitgever hierom verzoekt.

- De samenwerking tussen de uitgever en de auteurs die zitting hebben in het auteursteam is nader vastgelegd in bijlage … (zie bijlage A ‘samenwerking met auteursteam’).

- Bij niet tijdige inlevering van de overeengekomen kopij is de uitgever gerechtigd om de overeenkomst ontbonden te verklaren indien de auteur, na schriftelijk te zijn aangemaand waarbij hem een redelijke termijn is gegund om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen, in gebreke blijft. De auteur is desgevraagd gehouden om aan hem verstrekte voorschotten terug te betalen binnen een maand na de datum van ontbinding van de overeenkomst. In geval van verzuim van de auteur kan hij door de uitgever worden verplicht tot het vergoeden van de schade, bestaande uit tot het tijdstip van ontbinding van de overeenkomst voor de onderhavige uitgave gemaakte daadwerkelijke kosten.

- De auteur verbindt zich de proeven van zijn werk te corrigeren en deze gecorrigeerde proeven binnen een redelijke, tijdig overeen te komen termijn aan de uitgever te retourneren.

- Indien de auteur de door de uitgever aangeleverde proeven niet binnen de daarvoor overeengekomen termijn corrigeert, is de uitgever gerechtigd het werk zonder correctie van de auteur uit te geven dan wel noodzakelijke correctie door derden uit te doen voeren op kosten van de auteur.

- Tot de eerste drukproef heeft de auteur het recht om aanpassingen en correcties door te voeren. Indien de auteur daarna nog aanpassingen en correcties in de drukproef wenst aan te brengen en de kosten daarvan hoger zijn dan de kosten die gangbaar zijn voor de correctie van een drukproef van die omvang, kan de uitgever de kosten van deze extra correctie boven de gangbare kosten verhalen op de auteur, mits de uitgever voorafgaande aan de doorvoering van de extra correctie de auteur op de hoogte stelt van de daaraan verbonden geschatte kosten.De uitgever behoeft deze extracorrectie niet uit te voeren indien en voor zover hierdoor de verschijning van de uitgave zodanig wordt vertraagd, dat de uitgever hiervan schade dreigt te ondervinden.

- Het werk of – bij inlevering van delen – het betreffende gedeelte van het werk geldt pas als goedgekeurd op het moment dat de uitgever dat schriftelijk heeft bevestigd Indien de auteur hierbij in gebreke is, is de uitgever in het uiterste geval gerechtigd, de voltooiing van het werk te doen uitvoeren door derden op basis van tot op dat moment vervaardigde concepten, onverminderd de overige aanspraken van de uitgever vanwege het in gebreke blijven van de auteur. Het bepaalde in artikellid … is dienovereenkomstig van toepassing. (NB Dit verwijst naar het artikellid over het inschakelen van derden bij de herziening van het werk, zie voorbeeldbepaling IX.)
  

- De uitgever zal het werk na goedkeuring van de volledige kopij voor het werk voor zijn rekening en risico voor het eerst uitgeven in … vorm binnen een termijn van maximaal … maanden na inlevering van het productieklare manuscript, met een verlengingsmogelijkheid van maximaal zes maanden. De uitgever geeft de auteur hiervan schriftelijk bericht onder opgave van de bijzondere redenen die deze verlenging noodzakelijk maken.

- Indien de uitgever de kopij niet goedkeurt omdat de kwaliteit van de inhoud niet aan redelijke verwachtingen voldoet, kan de uitgever besluiten niet tot uitgave over te gaan.

- Indien de uitgever de kopij goedkeurt, behoort het tot de taak van de uitgever om zo nodig, op kosten van de uitgever, de kopij in overleg met de auteur te redigeren. Indien de uitgever bovenmatige kosten moet maken voor het redigeren van de kopij, zal eerst in overleg met de auteur worden bezien of de uitgever tot redigeren zal overgaan en of de kosten daarvan deels in mindering worden gebracht op het honorarium dat uit de uitgave van het betreffende werk kan voortvloeien.

- De uitgever is gerechtigd af te zien van de uitgave van het werk, indien zulks naar redelijk oordeel om gewichtige redenen door bedrijfsvoering en/of de marktomstandigheden is geboden. In dat geval zal de uitgever zulks, onder opgaaf van reden, schriftelijk aan de auteur mededelen en auteur verkrijgt van de uitgever weer de volledige beschikking over zijn auteursrecht op het werk.*
*  In geval van een overdracht van rechten, zal de uitgever daartoe het auteursrecht schriftelijk terug aan de auteur moeten overdragen.

- De uitgever zal aan de auteur een redelijke vergoeding betalen als enige en volledige schadevergoeding, te verrekenen met de eventueel reeds betaalde en niet terugvorderbare voorschotten, tenzij de uitgever afziet van de uitgave wegens wanprestatie van de auteur. Onder redelijke vergoeding wordt verstaan een bedrag dat in redelijke verhouding staat tot de geleverde prestatie van de auteur, met dien verstande dat bedoelde vergoeding nooit hoger kan zijn dan de bij daadwerkelijke exploitatie redelijkerwijs te verwachten honorering op basis van één gemiddeld exploitatiejaar op grond van het bepaalde in artikel … (NB Dit verwijst naar het artikel over het honorarium).

In een opdrachtsituatie tussen een hoofdredactie en een freelance journalist:

Acceptatie en plaatsing
- Een bijdrage zal door de uitgever worden geaccepteerd indien deze voldoet aan de overeengekomen voorwaarden en kwaliteitseisen. Als de bijdrage door de uitgever wordt geaccepteerd, is het overeengekomen honorarium verschuldigd. De uitgever is gerechtigd een geaccepteerde bijdrage niet te publiceren. Indien de uitgever besluit een in opdracht vervaardigde en geaccepteerde bijdrage niet te publiceren, dient hij dat terstond aan de freelance journalist te berichten.
- Een bijdrage, die overeenkomstig een door of namens de hoofdredactie van een uitgave verstrekte opdracht is geleverd, wordt als zij niet wordt geplaatst, gehonoreerd als was zij wel geplaatst. Indien een bijdrage waarvoor een opdracht is verstrekt om kwalitatieve redenen niet of slechts gedeeltelijk voor plaatsing in aanmerking komt, is de uitgever gehouden een voor beide partijen aanvaardbare oplossing voor de honorering te vinden. Bij de vaststelling van het honorarium zal in ieder geval een eventueel bij de opdracht overeengekomen onkostenvergoeding worden betrokken.
- De freelance journalist die op eigen initiatief actueel nieuws aan een redactie van een uitgave aanbiedt, wordt geacht zelf met de hoofdredactie contact op te nemen als snelle plaatsing van deze bijdrage geboden is. Onder acceptatie van de bijdrage wordt in dat geval verstaan het bericht van of namens de hoofdredactie dat deze voornemens is de op eigen initiatief aangeboden bijdrage te publiceren of, bij gebreke van een dergelijk bericht, de plaatsing van de bijdrage.
- Tips van een freelance journalist die de hoofdredactie van een uitgave gebruikt voor het maken van een artikel, dienen door de uitgever te worden betaald. Richtlijn hierbij is de gebruikswaarde van het artikel als gevolg van de tip.
- Wijzigingen in de inhoud van een bijdrage van een freelance journalist die van essentiële aard zijn, zullen in overleg met de betrokken freelance journalist worden uitgevoerd. Uitgezonderd van deze regel is het zogenaamde kopijklaar maken. Indien een freelance journalist een bijdrage moet wijzigen in verband met een verschuiving van de publicatiedatum of veranderde omstandigheden, zal hij voor dit werk extra worden betaald.
- De freelance journalist dient de hoofdredactie van de uitgave bij aanbieding van de betreffende bijdrage in kennis te stellen van een eventuele afspraak met zijn informant, die hem bindt ten aanzien van de weergave van de inhoud. De hoofdredactie houdt zich aan die afspraak, tenzij anders overeengekomen met de freelance journalist.
- De uitgever bepaalt de opmaak en de plaats van de bijdrage in de uitgave in geval van publicatie.